sift

Transformando um List Stacker em um CRM Completo

Overview

Em 2020, entrei para o projeto da plataforma voltada a investidores imobiliários que já havia dado os primeiros passos como uma ferramenta de list stacking. O projeto tinha como objetivo evoluir de um produto com uma única funcionalidade para uma solução completa de CRM, que serviria como a principal plataforma para investidores do mercado imobiliário.

A iniciativa enfrentou desafios significativos: não havia uma equipe de design dedicada (não tinha designer nenhum, na verdade), nem uma infraestrutura de pesquisa dedesign, muito menos dados de medição para orientar a tomada de decisões. Apesar dessas limitações, o objetivo de negócio era claro: aumentar a receita recorrente mensal (MRR) ao se tornar uma solução única e unificada para os usuários.

Goals

Transformar a Estrutura do Produto - Evoluir de uma ferramenta de List Stacking para um CRM completo que pudesse servir como solução única para investidores imobiliários
Aumentar a receita recorrente mensal (MRR) - Impulsionar o crescimento do negócio através de funcionalidades expandidas, melhor retenção de usuários e consolidação da plataforma
Estabelecer uma Estrutura de Design - Construir um banco de dados abrangente de UX para mapear funcionalidades futuras aos clientes ideais, possibilitar coleta mais rápida de dados quantitativos e qualitativos, e estabelecer ciclos de design de produto mais fluidos

Role

Lead Designer

Responsibilities

Sole designer from 2020 through acquisition. I owned the entire UX process: user research, journey mapping, competitive analysis, interaction design, prototyping, and validation.

Collaborators

Stakeholders, Customer Support, Customer Success, and Engineering.

Timeline

Jan 22 - Mar 25

Problema de negócio

A plataforma havia se estabelecido como uma ferramenta de empilhamento de listas, mas estava limitada a uma única funcionalidade em um mercado onde os usuários precisavam de soluções abrangentes.

Sem infraestrutura de pesquisa de design ou telemetria, a empresa não tinha insights baseados em dados para orientar decisões de produto. Esse foco restrito limitava o potencial de receita e tornava a plataforma vulnerável a concorrentes que ofereciam soluções mais completas.

Necessidade do negócio

A empresa precisava aumentar o MRR expandindo as capacidades do produto além do empilhamento de listas e se posicionar como uma solução única e unificada para reduzir a perda de usuários e aumentar a aderência à plataforma.

Problema do usuário

Investidores imobiliários eram forçados a depender de múltiplos serviços externos para compensar a falta de funcionalidades de CRM. Esse fluxo de trabalho fragmentado criava problemas de integridade de dados, já que informações eram perdidas ou corrompidas durante integrações entre diferentes plataformas. A constante alternância de contexto entre ferramentas desacelerava seu trabalho e introduzia atrito em processos críticos de negócio.

Necessidade do usuário

Os usuários precisavam de uma solução completamente integrada em plataforma única, onde todas as funcionalidades de CRM funcionassem perfeitamente juntas sem exigir integrações externas. Isso eliminaria a perda de dados, reduziria o atrito no fluxo de trabalho e permitiria gerenciar todo o processo de investimento imobiliário dentro de um ambiente coeso.

problema a ser resolvido

Transformar uma ferramenta de funcionalidade única de List Stacking em um CRM complete que aumente a receita do negócio enquanto atende às necessidades dos workflows dos usuários.

PESQUISA

Benchmarking

Analisei mais de 10 concorrentes diretos e indiretos para reunir insights sobre como eles abordavam quatro fluxos de trabalho essenciais para investidores: Construção de Listas, Automação de Marketing, Gestão de Leads e Rastreamento de Ofertas.

1 LISTAS DE MARKETING

Os usuários precisam construir listas para criar prospecções direcionadas com máxima eficiência

2 MARKETING

Os usuários precisam automatizar seu marketing para simplificar o contato com vendedores

3 OFERTAS

Os usuários precisam automatizar seu marketing para simplificar o contato com vendedores

4 GESTÃO DE LEADS

Os usuários precisam gerenciar ofertas para rastrear e administrar negócios de forma fluida.

Temas Recorrentes

FÁCIL DE INTEGRAR

Os concorrentes focavam em conectar-se com ferramentas externas em vez de construir funcionalidades abrangentes, forçando os usuários a manter múltiplas assinaturas e fragmentar seus fluxos de trabalho.

NEGÓCIOS E OFERTAS

A maioria das plataformas tratava a gestão de negócios como rastreamento básico de pipeline, perdendo a complexidade das transações imobiliárias onde investidores lidam com múltiplas ofertas simultâneas com termos diferentes.

AUTOMAÇÃO DE MARKETING

Os concorrentes priorizavam bibliotecas de templates e capacidades de envio em lote, mas negligenciavam o aspecto de construção de relacionamento do investimento imobiliário, onde timing e personalização impulsionam as taxas de resposta.

Dores do Usuário

Nossa análise revelou três necessidades críticas: facilidade de integração com outros serviços, gestão de leads diretamente na plataforma e maior clareza nos negócios. Essas descobertas influenciaram diretamente quais funcionalidades construiríamos primeiro.

1 GESTÃO DE LEADS

Users had to rely on third-party apps to manage their leads, and some data would fall through the cracks during exporting and importing.

2 WORKFLOW PERSONALIZÁVEL

Users are constantly changing their workflows due to new methods or regulatory changes. They need to be able to swap pieces of their workflow without friction.

3 CLAREZA NOS NEGÓCIOS

Independentemente de um negócio ter sido fechado ou não, os usuários queriam poder revisar o que aconteceu para replicar seu sucesso ou atualizar seu fluxo de trabalho para negócios futuros.

COMO PODERíAMOS...

Como podemos construir um CRM abrangente que atenda tanto usuários existentes quanto novos prospectos quando cada decisão de negócio precisa ser autofinanciada?

IDEAÇÃO

Desenvolvendo Conceitos

Orientado por insights de pesquisa provenientes de entrevistas com usuários e sessões de observação, iterei sobre direções de design para abordar a fragmentação que investidores enfrentavam em múltiplas plataformas. Princípios como consolidação de fluxo de trabalho, integridade de dados e eficiência operacional informaram cada aspecto da solução CRM.

Foco na Base

Começamos com uma base de usuários muito dedicada e disponível, precisávamos abordar seus maiores problemas primeiro e construir o produto de dentro para fora.

Fluxo Modular

Os usuários já dependiam fortemente de serviços de terceiros, precisávamos acomodar essas peças móveis nos novos fluxos de UX que estávamos criando.

Escopo Limitado

As funcionalidades precisavam ser utilizáveis desde o início, se algo fosse grande demais, seria quebrado em funcionalidades menores "completas" ou descartado.

Menos Atrito

Os novos processos também precisariam ser exportáveis, não poderíamos aprisionar os dados dos usuários para impedi-los de sair, os dados precisavam ser deles.

Mapping the many sifting journeys

Para entender como investidores imobiliários realmente trabalhavam, entrevistamos e observamos diversos usuários-alvo ao longo de seus fluxos de trabalho diários. Essas sessões revelaram pontos de contato críticos que abrangiam tanto espaços digitais quanto físicos, desde dirigir por bairros para identificar propriedades deterioradas, até visitar cartórios do condado para registros de propriedade, até gerenciar planilhas para compilação de listas, até fazer malabarismos com ferramentas de terceiros para rastreamento de contatos, plataformas separadas para automação de marketing e sistemas desconectados para rastreamento de ofertas. Ao observar esses processos do mundo real que conectavam atividades online e offline, identificamos vitórias rápidas que poderíamos entregar enquanto construíamos uma solução abrangente.

A partir dessas sessões de pesquisa, desenvolvemos fluxos de usuário que mapearam a experiência completa do investidor em áreas operacionais chave:

Descoberta de Leads e Construção de Listas: Simplificar a transição da pesquisa offline—dirigindo em busca de oportunidades, visitas a cartórios—para compilação digital de listas, eliminando dependência de planilhas e entrada manual de dados.
Gestão de Contatos: Centralizar informações de proprietários reunidas de múltiplas fontes e histórico de interações para manter integridade de dados em todos os pontos de contato.
Automação de Marketing: Integrar criação e rastreamento de campanhas para substituir ferramentas de marketing de terceiros desconectadas.
Gestão de Ofertas: Fornecer rastreamento completo de negócios desde o contato inicial até negociação e fechamento.
Integração de Fluxo de Trabalho: Conectar processos anteriormente isolados para permitir fluxo de dados sem interrupções e reduzir atrito durante transferências de plataforma.

Esses fluxos ilustraram como dados transitavam entre diferentes plataformas e atividades físicas, onde atrito ocorria durante transferências, e quais tarefas consumiam tempo desproporcional, tornando-se nossa base para projetar fluxos de trabalho integrados dentro de uma única plataforma unificada.

1a iteração

2a iteração

TESTE COM USUÁRIOS

Múltiplas Versões

A fase inicial de pesquisa estabeleceu uma base para compreender os fluxos de trabalho e pontos de dor dos investidores. A partir daí, o processo de design operou em ciclos contínuos, com cada funcionalidade passando por uma estrutura de validação estruturada.

Metodologias Aplicadas

Exploramos como mesclar o Perfil do Avaliador e o Programa de Amostragem em uma experiência coesa.

Especificação em Primeiro Lugar: Cada funcionalidade começava como um documento de especificação escrito. Isso permitia iteração rápida com stakeholders—mudar um parágrafo era mais rápido do que reconstruir arquivos do Figma. Cada especificação incluía a descrição da funcionalidade, métricas de sucesso e impacto esperado na adoção e fluxos de trabalho existentes.
Lançamentos Controlados e Testes: As funcionalidades eram lançadas de forma incremental, não para todos de uma vez. A equipe testava diferentes variações com segmentos específicos de usuários—às vezes comparando versões da mesma funcionalidade, às vezes testando abordagens completamente diferentes. Um grupo beta validava as funcionalidades antes do lançamento mais amplo.
Refinamento Orientado por Métricas: Após o lançamento, a equipe monitorava análises e gravações do Hotjar enquanto conduzia entrevistas não moderadas com usuários. Essa combinação revelava tanto taxas de adoção quanto como as funcionalidades se encaixavam nos fluxos de trabalho reais dos investidores, informando o próximo ciclo.

Esse ciclo se repetiu ao longo da evolução da plataforma, com cada iteração construindo sobre insights da rodada anterior.

PRODUCT

Design Final

Após múltiplas rodadas de testes e refinamento, essas são as interfaces que foram criadas. Cada tela representa um fluxo de trabalho completo ou parte de uma funcionalidade maior, projetada para lidar com complexidade sem criar atrito.

Property page

Página com as informações mais necessárias e utilizadas sobre a propriedade e seu proprietário.

DEAL VIEW

Versão simplificada do negócio, detalhando a interação com o lead, desde a fase de marketing até a assinatura do contrato.

Inbox

Caixa de entrada unificada de SMS e Email com fluxos de trabalho de marketing automatizados.

INTEGRATIONS

Marketplace interno de integrações com instruções sobre como conectar e usar os parceiros conectados e um formulário para avaliar interesse em diferentes integrações.

Direct mail

Ferramenta de template de correspondência para projetar e enviar cartões postais e cartas físicas para leads diretamente da plataforma.

lead management

Quadro Kanban para gerenciar leads, com novos contatos automaticamente adicionados através de canais de marketing como SMS, mala direta e cold calling.

KPI BOARD

Dashboard simplificado com algumas métricas de leads e de gerenciamento interno do dono da conta.

AUTOMATION

Automação baseada em regras usando gatilhos, condições e ações para responder a mudanças no sistema, como enviar uma mensagem SMS ou submeter uma oferta quando critérios específicos são atendidos.

TASKS

Gestão de tarefas e compromissos vinculados a propriedades, proprietários ou negócios, mantendo itens de ação organizados dentro de seu contexto relevante.

Interação Intecional

Pequenos momentos de interface carregavam peso significativo. Estados de hover de botões, timing de tooltips e microanimações não eram decorativos. Eles guiavam usuários através de novas funcionalidades e reforçavam processos familiares. Essas deixas sutis ajudavam investidores a navegar pela plataforma sem explicação constante, tornando fluxos de trabalho complexos mais acessíveis.

Solução Responsiva

A interface mobile não era uma tradução direta da versão desktop. Tabelas de dados pesadas e fluxos de trabalho complexos foram adaptados em vez de encolhidos, apresentando apenas as informações que investidores precisavam enquanto em movimento.

Essa abordagem preveniu sobrecarregar usuários mobile com complexidade desktop que não se traduzia bem para telas menores. Algumas funcionalidades, como drive-for-dollars, resultaram em aplicativos mobile nativos exclusivos projetados especificamente para uso em campo.

IMPACTO

Os Resultados

Cada funcionalidade adicionou estabilidade ao negócio. A ferramenta de template de correspondência reduziu dependência de serviços externos, mantendo usuários dentro da plataforma por mais tempo. A captura automatizada de leads do SiftLine transformou esforços de marketing em pipelines organizados sem trabalho manual. Fluxos de automação eliminaram tarefas repetitivas que anteriormente levavam usuários a concorrentes.

Em julho de 2025, a REISift foi comprada. A aquisição validou não apenas o conjunto de funcionalidades, mas a abordagem: construir iterativamente com usuários, medir constantemente e crescer sem pressão externa para escalar prematuramente.

85%

USUÁRIOS ENG.

1.5K

CONTAS ATIVAS

500k

MRR

Exit!

VENDA dA SIFT

Aprendizados do Projeto

A evolução da REISift de uma funcionalidade única para um CRM completo revelou o que é necessário para construir um produto que genuinamente serve seus usuários. A plataforma começou como uma ferramenta para encontrar propriedades deterioradas, mas cresceu para um sistema completo de fluxo de trabalho conforme descobrimos a realidade fragmentada de como investidores imobiliários realmente trabalham. O projeto expôs lacunas críticas em nossa abordagem inicial, especialmente em torno de estabelecer rastreamento e medição desde o primeiro dia, enquanto comprovou o valor do design especificação em primeiro lugar, funcionalidades mínimas viáveis e relacionamentos diretos com usuários.
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ESPECIFICAR ANTES DE DESENHAR

Escrever especificações de funcionalidades antes de abrir o Figma tornou a iteração mais rápida e barata. Stakeholders podiam debater funcionalidade em parágrafos em vez de mockups polidos. Quando o design começava, as decisões difíceis já haviam sido tomadas.

MVP NÃO SIGNIFICA INCOMPLETO

Novas funcionalidades precisavam ser boas o suficiente para que usuários abandonassem imediatamente suas ferramentas de terceiros. Soluções meio construídas apenas adicionavam ao problema de fragmentação. Cada funcionalidade precisava conquistar seu lugar genuinamente melhorando o que investidores já estavam usando, fortalecendo a proposta de valor da plataforma a cada lançamento.

UMA COMUNIDADE UNIDA VALE POR DUAS

O grupo beta, usuários engajados e bootcamps gratuitos de aprendizado criaram mais do que canais de feedback. Eles construíram investimento no sucesso do produto. Usuários não apenas reportavam bugs, eles defendiam funcionalidades para colegas. Isso forneceu validação, detectou problemas cedo e se tornou o marketing mais eficaz da plataforma.

TRACK DE TUDO DESDE O COMEÇO

Mixpanel e Hotjar não foram adicionados depois, eram fundamentais. Rastrear cada interação desde o início significou que decisões foram baseadas em comportamento, não suposições. Padrões de uso mostraram quais funcionalidades realmente importavam. Sem essa infraestrutura de dados, a plataforma teria sido construída em adivinhação.

REISift: Crescimento Através de Adaptação, Comunidade e UX Estratégico